Nopeaa tarkistusta varten voit jakaa perheen tarvitsemista päivistä kuvan. Kalenterisuunnitteluun sopii .ics-vienti tai tuettu kalenteritoiminto. Kuvat ja .ics-tiedostot ovat tilannekuvia: ne eivät päivity työvuorolistan muuttuessa. Käytä RotaFlow’ta ajantasaisena lähteenä, jaa vain tarpeelliset tiedot ja lähetä uusi kopio olennaisten muutosten jälkeen.
Lyhyesti
Kun haluat vain nopean yleiskuvan, jaa kuva perheen tarvitsemista päivämääristä. Kalenterisuunnitteluun voit viedä .ics-tiedoston tai käyttää tuettua kalenteritoimintoa. Kuvat ja .ics-tiedostot ovat tilannekuvia: ne eivät päivity työvuorolistan muuttuessa. Käytä RotaFlow’ta ajantasaisena lähteenä, jaa vain tarpeelliset tiedot ja lähetä uusi kopio olennaisten muutosten jälkeen.
Työvuorojen jakamisessa ei ole kyse jokaisen tiedon lähettämisestä, vaan siitä, että oikea henkilö saa luotettavan näkymän oikeille päiville. Lastenhoitoa suunnitteleva puoliso voi tarvita seuraavat kaksi viikkoa; vierailua järjestäville sukulaisille saattaa riittää yksi viikonloppu. Valitse lyhin hyödyllinen aikaväli, päätä tarvitsetko kuvan vai kalenteritapahtumat ja kerro, päivittyykö kopio itsestään.
Aloita vastaanottajan tarvitsemasta tiedosta
Selvitä ensin, mitä vastaanottaja suunnittelee. Kuva riittää usein keskusteluun koulukyydeistä tai illallisesta. Kalenteritapahtumat ovat hyödyllisempiä, jos joku haluaa nähdä työjaksosi tapaamisten, matkojen tai jaetun perhekalenterin rinnalla.
Valitse päivämääräväli harkiten. Lyhyempi aikaväli on helpompi tarkistaa, paljastaa vähemmän tietoja ja tekee korjaamisesta yksinkertaisempaa. Varmista, että päivä-, yö- ja vapaavuorot vastaavat aktiivista aikataulua sekä suunnittelun kannalta olennaisia vuoronvaihtoja, lomia ja ylitöitä.
Valitse jakamistapa ja tiedä, milloin kopio päivittyy
Jaettu kuva tarjoaa selkeän visuaalisen viitteen, ja .ics-tiedostosta vastaanottaja voi tuoda kalenteritapahtumat omaan sovellukseensa. RotaFlow voi myös kirjoittaa valitut tapahtumat Lisää kalenteriin -toiminnolla luvallasi. Tuettu hallitun kalenterin toiminto on erillinen Pro-ominaisuus ja koskee RotaFlow’n hallinnoimia tapahtumia.
Mikään näistä tavoista ei tee jokaisesta kopiosta yleistä reaaliaikaista kaksisuuntaista työvuorolistaa. Olennaista on, kuka jaettuja tapahtumia hallitsee ja mitä muutoksen jälkeen pitää tehdä. Kerro tämä lähettäessäsi aikataulun, jotta kukaan ei pidä vanhaa kopiota ajan tasalla olevana.
| Tapa | Mitä vastaanottaja saa | Päivitysraja | Sopii erityisesti | | --- | --- | --- | --- | | Jaettu kuva | Visuaalinen tilannekuva valituista päivistä | Ei päivity itse; lähetä muutoksen jälkeen uusi kuva. | Nopea viite Viesteissä, sähköpostissa tai perheen keskustelussa | | .ics-vienti | Valitun aikavälin kalenteriin tuotavat tapahtumat | Tilannekuva; vie uudelleen muutosten jälkeen ja tarkista ennen tuontia, ettei synny kaksoiskappaleita. | Rajatun työvuorojakson lisääminen kalenterisovellukseen | | Lisää kalenteriin / hallittu toiminto | Tapahtumia luvan saaneeseen laitteen kalenteriin | Lisää kalenteriin kirjoittaa valitut tapahtumat. Tuetut hallitut toiminnot voivat päivittää RotaFlow’n omistamia tapahtumia; yleistä kaksisuuntaista synkronointia ei ole. | Aikataulun seuraaminen kalenterissa, kun tapahtumien omistajuus ja oikeudet ovat selvillä |
Käsittele kuvia ja .ics-tiedostoja päivättyinä tilannekuvina
Kuva tallentaa sen, mitä oli näkyvissä sen tekohetkellä. .ics-tiedosto sisältää viennin yhteydessä valitut tapahtumat. Kumpikaan ei tiedä, että olisit myöhemmin vaihtanut lauantain vuoron, merkinnyt lomaa tai kirjannut ylityötä, vaikka RotaFlow’n aikataulu olisi nyt ajan tasalla.
Kerro viestissä, mitä päivämääriä kopio kattaa, ja tarpeen mukaan myös lähetyspäivä. Lähetä olennaisen muutoksen jälkeen uusi kopio sen sijaan, että odottaisit vastaanottajan muistavan viestiketjuun jääneen korjauksen. Jos käytät .ics-tiedostoa, sopikaa ennen seuraavaa tuontia, poistetaanko vanhat tapahtumat vai korvataanko ne, jotta työvuoroista ei kerry kaksoiskappaleita.
Pidä yksi ajantasainen tietolähde
Tee muutokset ensin RotaFlow’ssa. Jaetun kuvan tai kalenterikopion tehtävä on kuvata työvuorolistaa, ei muuttua erilliseksi itsenäisesti muokattavaksi aikatauluksi. Tämä on erityisen tärkeää vuoronvaihdon, erikoispäivän tai profiilimuutoksen jälkeen, jolloin kaksi uskottavalta näyttävää versiota voivat erkaantua toisistaan.
Ennen uudelleenjakamista tarkista aktiivinen profiili, aloituspäivä ja työvuoromalli, valittu aikaväli sekä näkyvät poikkeukset. Jos käytät laitteen kalenteria, lisää työvuorot mahdollisuuksien mukaan erilliseen kalenteriin. Näin voit tarkistaa, korvata, piilottaa tai poistaa ne vaikuttamatta henkilökohtaisiin tapaamisiin.
Oletetaan, että jaoit sunnuntaina seuraavan 14 päivän vuorot ja hyväksyit tiistaina perjantaiyön vuoronvaihdon. Muuta perjantai ensin RotaFlow’ssa. Lähetä uusi kuva, jos perhe käyttää kuvaa, vie .ics-tiedosto uudelleen kyseiseltä ajalta tai päivitä RotaFlow’n omistamat tapahtumat tuetulla hallitun kalenterin toiminnolla. Sunnuntain kopio on edelleen historiallinen tilannekuva, eikä se muutu huomaamatta tiistain versioksi.
Tarkista yksityisyys ennen lähettämistä
Tarkista ennen tietojen jakamista neljä asiaa: päivämääräväli on vain tarpeellisen pituinen; näkyvissä olevat merkinnät eivät paljasta työnantajan, potilaiden, asiakkaiden tai työkavereiden luottamuksellisia tietoja; henkilökohtaiset muistiinpanot ja palkkatiedot on rajattu pois; ja vastaanottaja kuuluu niihin, joille haluat tiedot jakaa.
Tarkista myös jakelukanava. Perheen ryhmäkeskustelussa voi olla enemmän osallistujia kuin muistitkaan, edelleen lähetetty .ics-tiedosto voi päätyä ensimmäistä vastaanottajaa laajemmalle, ja jaetussa kalenterissa saattaa olla muitakin jäseniä. Jaa vain suunnitelman kannalta tarpeellinen tieto päivä-, yö- ja vapaavuoroista ja tarkista kuvakaappaus ilmoitusten ja muiden asiaan kuulumattomien tietojen varalta.
Sopikaa yksinkertaisesta päivitystavasta
Perheen yhteinen käytäntö voi olla yksinkertainen: RotaFlow sisältää ajantasaisen työvuorolistan, yksi henkilö jakaa tarpeellisen näkymän ja kaikki tietävät, että tilannekuva korvataan olennaisten muutosten jälkeen. Tarvittaessa voit lisätä lyhyen huomautuksen, kuten ”ajantasainen 18. lokakuuta asti”.
Tarkista jaettu näkymä ennen matkoja, lastenhoidon vuoronvaihtoja tai muita aikataulukriittisiä suunnitelmia. Kalenterin käyttöoikeudet ja hallitut toiminnot riippuvat edelleen laitteen luvista, tilin määrityksistä ja valitusta toimintatavasta. Jos olet epävarma, tarkista nykyinen aikataulu RotaFlow’sta ja varmista muutos suoraan sen sijaan, että luottaisit vanhaan liitteeseen.
Usein kysyttyä
Miten jaan työvuoroni nopeasti perheelle?
Jaa kuva niistä päivistä, jotka vastaanottajan on nähtävä. Kuva on helppo lukea mutta vain tilannekuva, joten lähetä uusi, jos vuorot muuttuvat.
Päivittyykö jaettu .ics-tiedosto automaattisesti?
Ei. Viety .ics-tiedosto on valitun aikavälin tilannekuva, ei reaaliaikainen tilaus. Päivitä työvuorolista ensin RotaFlow’ssa ja vie sitten kyseinen aikaväli uudelleen.
Onko Lisää kalenteriin sama asia kuin reaaliaikainen kaksisuuntainen synkronointi?
Ei. Lisää kalenteriin -toiminto kirjoittaa valitut tapahtumat luvallasi. Tuettu hallitun kalenterin toiminto voi päivittää RotaFlow’n omistamia tapahtumia, mutta se ei synkronoi yleisesti kaikkia kalenterimuutoksia kahteen suuntaan.
Mitä tietoja jaetusta työvuorolistasta kannattaa jättää pois?
Älä lisää yksityisiä muistiinpanoja, palkkatietoja tai työnantajan, potilaan, asiakkaan tai työkaverin luottamuksellisia tietoja. Jaa vastaanottajalle vain tarpeellinen päivämääräväli.
Mitä teen vuoronvaihdon tai ylityömuutoksen jälkeen?
Korjaa aikataulu ensin RotaFlow’ssa. Korvaa sitten kuva, vie .ics-tiedosto uudelleen kyseiseltä ajalta tai käytä sopivaa hallitun kalenterin päivitystoimintoa, jotta jaettu näkymä ei muutu toiseksi tietolähteeksi.