Die kurze Antwort
Lege den rotierenden Schichtplan zuerst in einer Dienstplan-App an und exportiere die Daten anschließend als .ics-Datei. In RotaFlow erstellst du das Muster aus Früh-, Nacht- und Freischichten, wählst den Zeitraum, exportierst ihn und öffnest die Datei in Apple Kalender.
Ein .ics-Export ist ein Standbild und keine automatische Zwei-Wege-Synchronisierung. Pflege Muster, Tausche, Urlaub und Überstunden in RotaFlow. Wenn sich der Plan ändert, aktualisiere die Quelle und exportiere den betroffenen Zeitraum erneut.
Das solltest du vorbereiten
- Den echten Zyklus, etwa vier Arbeitstage und vier freie Tage.
- Die Bezeichnung jeder Schicht: Tag, Nacht, frei, Bereitschaft oder Schulung.
- Ein bestätigtes Startdatum und die Position dieses Tages im Zyklus.
- Den Zeitraum: 7 Tage kostenlos, 14 oder 30 Tage mit Pro.
Das Startdatum ist entscheidend. Ein einziger falscher Tag verschiebt alle folgenden Schichten. Prüfe das Muster zuerst an einer bekannten Woche.
Schritt für Schritt
1. Grundmuster erstellen
Nutze ein RotaFlow-Preset oder einen eigenen Zyklus. Ein einzelner Tausch, Urlaubstag, Feiertag oder Schulungstag gehört als Ausnahme über den Basisplan und darf ihn nicht ersetzen.
2. Vorschau prüfen
Vergleiche die erste Schicht, die erste Nacht, den ersten freien Tag und den nächsten Arbeitsbeginn mit einem bestätigten Dienstplan. Bei Schichten über Mitternacht solltest du auch Zeitzone und Datum kontrollieren.
3. Änderungen eintragen
Erfasse Tausche und Sondertage vor dem Export. So enthält die Kalenderdatei die Fassung, die du wirklich brauchst.
4. Exportieren und importieren
Wähle 7, 14 oder 30 Tage, exportiere die .ics-Datei und öffne sie über Dateien, Mail, Nachrichten oder AirDrop. Lege die Termine in einem separaten Arbeitskalender ab. RotaFlow kann nach erteilter Berechtigung auch ganztägige Termine direkt in den Gerätekalender schreiben.
Klare Zuständigkeiten
RotaFlow bleibt die Quelle für Muster, Tausche, Sondertage und Überstunden. Apple Kalender zeigt diese Arbeitstermine zusammen mit privaten Terminen. Prüfe nach einer Änderung eine Arbeitsschicht, eine Nacht, einen freien Tag, eine Ausnahme und den Folgetag.