Del turnusen med familien

Når du deler en turnus, handler det ikke om å sende alle detaljer, men om å gi riktig person en pålitelig oversikt over de rette datoene. En partner som planlegger henting av barn, trenger kanskje de neste to ukene. Familie som planlegger et besøk, trenger kanskje bare én helg. Velg den korteste perioden som er nyttig, avgjør om de trenger et bilde eller kalenderhendelser, og fortell om kopien oppdateres automatisk.

I RotaFlow 3.00 er det ikke mulig å opprette invitasjoner til familiedeling. Du kan fortsatt eksportere vaktene som bilde eller .ics-fil, eller bruke støttede Kalender-flyter.

Begynn med avgjørelsen de skal planlegge

Spør hva mottakeren skal planlegge før du velger format. Et bilde er ofte nok når det gjelder skolehenting eller middagsplaner. Kalenderhendelser passer bedre hvis noen vil se arbeidsperiodene dine sammen med avtaler, reiser eller en delt familiekalender.

Velg datoperioden med omtanke. En kortere periode er enklere å kontrollere, viser mindre informasjon og gjør det lettere å rette feil senere. Kontroller at dag-, natt- og fridagsmerkingen følger den aktive turnusen, inkludert relevante vaktbytter, ferie og overtid.

Velg delingsmåte ut fra hvordan den kan oppdateres

Et delt bilde viser datoene tydelig, mens en .ics-fil gir mottakeren kalenderhendelser som kan importeres. Med tillatelse kan RotaFlow også skrive utvalgte hendelser med handlingen Legg til i Kalender. Funksjoner for administrert kalender er en separat Pro-funksjon for hendelser RotaFlow administrerer.

Ingen av alternativene gjør hver kopi til en generell turnus som oppdateres begge veier i sanntid. Spørsmålet er hvem som eier de delte hendelsene, og hva som må gjøres etter en endring. Fortell om denne begrensningen når du sender turnusen, slik at ingen tror en gammel kopi er oppdatert.

| Metode | Hva mottakeren får | Hvordan den oppdateres | Best egnet for | | --- | --- | --- | --- | | Delt bilde | Visuelt øyeblikksbilde av valgte datoer | Oppdateres aldri av seg selv; send et nytt bilde etter endringer. | Rask oversikt i Meldinger, e-post eller familiechat | | .ics-eksport | Kalenderhendelser som kan importeres for en valgt periode | Et øyeblikksbilde; eksporter på nytt etter endringer, og kontroller før ny import for å unngå duplikater. | Legge en bestemt turnusperiode inn i en kalenderapp | | Legg til i Kalender / administrert flyt | Hendelser skrevet til en kalender på enheten etter tillatelse | Legg til i Kalender skriver valgte hendelser. Støttede administrerte funksjoner kan oppdatere hendelser RotaFlow eier; dette er ikke generell synkronisering begge veier. | Løpende kalenderoversikt når eierskap og tillatelser er tydelige |

Behandle bilder og .ics-filer som daterte øyeblikksbilder

Et bilde viser det som var synlig da du opprettet det. En .ics-fil inneholder hendelsene du eksporterte. Ingen av dem oppdager at du senere byttet lørdagsvakt, registrerte ferie eller la til overtid, selv om den opprinnelige turnusen i RotaFlow nå er riktig.

Ta med datoene kopien dekker og, når det er nyttig, hvilken dag du sendte den. Etter en relevant endring bør du sende en ny kopi i stedet for å håpe at mottakeren husker en rettelse som ligger et stykke tilbake i samtalen. Avtal om gamle hendelser skal slettes eller erstattes før en .ics-fil importeres på nytt, slik at vaktene ikke blir liggende flere ganger.

Behold én kilde til sannheten

Gjør endringer i RotaFlow først. Det delte bildet eller kalenderutdraget skal vise turnusen, ikke bli en egen plan som du redigerer uavhengig. Dette er særlig viktig etter vaktbytter, spesielle dager eller profilbytter, når to versjoner som ser riktige ut, kan begynne å avvike.

Før du deler på nytt, kontrollerer du aktiv profil, startdato og mønster, valgt datoperiode og alle synlige unntak. Hvis du bruker en kalender på enheten, kan du samle arbeidshendelsene i en egen kalender. Da er de enklere å kontrollere, erstatte, skjule eller fjerne uten å påvirke private avtaler.

> Eksempel: Tenk deg at du deler de neste 14 dagene på søndag og godtar et vaktbytte for fredag kveld på tirsdag. Oppdater fredagen i RotaFlow først. Send et nytt bilde hvis familien bruker et bilde, eksporter en ny berørt periode hvis de importerte .ics, eller bruk den støttede arbeidsflyten for administrert kalender for hendelser RotaFlow eier. Søndagskopien er et historisk øyeblikksbilde; den endres ikke automatisk til tirsdagens versjon.

Gå gjennom personvernet før du sender

Kontroller fire ting før noe forlater enheten:

• Datoperioden er ikke større enn nødvendig.
• Synlige etiketter røper ikke konfidensiell informasjon om arbeidsgiver, pasienter, kunder eller kolleger.
• Private notater og lønnsopplysninger er utelatt.
• Mottakeren er den du har tenkt å sende turnusen til.

Kontroller deretter hvordan du deler. En familiechat kan ha flere deltakere enn du husker, en videresendt .ics-fil kan sendes videre, og en delt kalender kan allerede ha andre medlemmer. Bruk bare dag-, natt- og fridagsinformasjon hvis det er alt planleggingen krever, og kontroller skjermbilder for varsler og uvedkommende detaljer.

Avtal en enkel rutine for oppdateringer

En nyttig familierutine kan være enkel: RotaFlow inneholder den gjeldende turnusen, én person deler riktig visning, og alle vet at øyeblikksbilder erstattes etter viktige endringer. Legg til en kort merknad, for eksempel «oppdatert til og med 18. oktober», når det er viktig å være sikker.

Kontroller den delte visningen før reiser, overlevering av barnepass og andre tidskritiske planer. Tilgang til Kalender og administrerte funksjoner avhenger fortsatt av enhetstillatelser, kontooppsett og valgt arbeidsflyt. Hvis du er i tvil, kontroller den gjeldende planen i RotaFlow og bekreft endringen direkte i stedet for å stole på et gammelt vedlegg.